Komunikasi Efektif
Komunikasi
efektif menurut Mc. Crosky Larson dan Knapp dalam bukunya An
Introduction to Interpersonal Communication mengatakan bahwa komunikai
yang efektif dapat dicapai dengan mengusahakan ketepatan (acurancy )
yang paling tinggi derajatnya antara komunikator dan komunikan dalam setiap
situasi. Komunikasi yang lebih efektif terjadi apabila komunikator dan
komunikan terdapat persamaan dalam pengertian, sikap dan bahasa. Melakukan
komunikasi efektif tidak mudah, beberapa ahli komunikasi menyatakan bahwa tidak
mungkin seseorang melakukan komunikasi yang benar- benar efektif. Ada banyak
hambatan yang dapat merusak komunikasi
a. Pengertian Komunikasi Efektif
Berkomunikasi efektif berarti bahwa komunikator
dan komunikan sama-sama memiliki pengertian yang sama tentang suatu pesan. Menurut Jalaluddin dalam bukunya
Psikologi Komunikasi, menyebutkan, komunikasi yang efektif ditandai dengan adanya
pengertian, dapat menimbulkan kesenangan, mempengaruhi sikap, meningkatkan
hubungan social yang baik dan pada akhirnya menimbulkan suatu tindakan.
Secara umum komunikasi dinilai efektif bila
rangsangan yang disampaikan dan yang dimaksudkan oleh pengirim atau sumber,
berkaitan erat dengan rangsangan yang ditangkap dan dipahami oleh penerima. Komunikasi Efektif merupakan Komunikasi
yang mampu menghasilkan perubahan sikap (attitude
change) pada orang yang terlihat dalam komunikasi. Tujuan komunikasi
efektif adalah memberi kemudahan dalam memahami pesan yang disampaikan antara
pemberi dan penerima sehingga bahasa lebih jelas, lengkap, pengiriman dan umpan
balik seimbang, dan melatih penggunaan bahasa nonverbal secara baik.
Komunikasi efektif adalah komunikasi di mana :
1.
Pesan diterima dan dimengerti sebagaimana yang
dimaksud oleh pengirimnya.
2.
Pesan disetujui oleh penerima dan ditindaklanjuti
dengan perbuatan yang diamati oleh pengirim.
3.
Tidak ada hambatan untuk melakukan apa yang seharunya
dilakukan untuk menindaklanjuti pesan yang dikirim
b. Tujuan Komunikasi Efektif
Tujuan
komunikasi efektif adalah memberi kemudahan dalam memahami pesan yang
disampaikan antara pemberi dan penerima sehingga bahasa lebih jelas, lengkap,
pengiriman dan umpan balik seimbang, dan melatih menggunakan bahasa non verbal
secara baik.
c. Syarat Komunikasi Efektif
Syarat komunikasi efektif antara lain :
1. Menciptakan
suasana yang menguntungkan.
2. Menggunakan bahasa yang mudah
ditangkap dan dimengerti.
3. Pesan yang disampaikan dapat
menggugah perhatian atau minat di pihak komunikan.
4. Pesan
dapat menggugah kepentingan dipihak komunikan yang dapat menguntungkannya.
5. Pesan
dapat menumbuhkan sesuatu penghargaan atau reward
di pihak komunikan.
Menurut
Thomas Leech dalam bukunya “Say it Like Shakespeare”, ada lima komponen atau
unsur penting dalam komunikasi yang harus kita perhatikan, yaitu :
1. Pengirim pesan (sender)
2. Pesan yang dikirim (message)
3. Bagaimana pesan tersebut dikirimkan (Delivery channel atau media)
4. Penerima pesan (receiver)
5. Umpan balik (feedback)
d. Bentuk Komunikasi Efektif
Bentuk
komunikasi efektif antara lain :
1.
Komunikasi verbal
efektif :
a)
Berlangsung secara
timbal balik.
b)
Makna pesan ringkas dan
jelas.
c)
Bahasa mudah dipahami.
d)
Cara penyampaian mudah
diterima.
e)
Disampaikan secara
tulus.
f)
Mempunyai tujuan yang
jelas.
g)
Memperlihatkan norma
yang berlaku.
h)
Disertai dengan humor.
2.
Komunikasi non verbal :
a)
Sikap tubuh dan cara
berjalan.
b)
Ekspresi wajah.
c)
Sentuhan
e. Proses Komunikasi Efektif
Suksesnya
proses komunikasi sehingga dapat menghasilkan komunikasi yang efektif tentu
saja dipengaruhi oleh banyak faktor baik itu faktor dari komunikator maupun
dari komunikan. Willbur Schramm menampilkan “ the condition of succsess
communication ” sebagai berikut :
1.
Pesan harus dirancang dan disampaikan sedemikian rupa
sehingga dapat menarik perhatian komunikan. Untuk merancang suatu pesan yang
dapat menarik perhatian ini sebaiknya komunikator harus mencari tahu dulu
karakteristik orang yang akan kita beri pesan. Selain itu penyampai pesan yang
menarik dan mudah dipahami.
2.
Pesan harus menggunakan lambang- lambang tertuju
kepada pengalaman yang sama antara komunikator dan komunikan dengan beberapa
metode dan tidak hanya secara lisan. Pesan yang disampaikan dengan melibatkan
beberapa panca indera misal dapat dilihat, didengar dan diraba akan lebih mudah
dimengerti daripada pesan itu hanya disampaikan secara lisan.
3.
Pesan harus membangkitkan kebutuhan pribadi komunikasi
dan menyarankan beberapa cara untuk memperoleh kebutuhan tersebut. Jadi pesan
sesuai harapan atau sesuai kebutuhan penerima pesan. Pesan yang disampaikan
akan terasa membosankan dan tidak ada arti bagi penerima pesan apabila pesan
itu tidak dibutuhkan.
4.
Pesan harus menyarankan suatu jalan untuk memperoleh
kebutuhan, dimana komunikan digerakkan untuk memberikan tanggapan sesuai yang
dikehendaki. Solusi pemecahan masalah harus dikemukakan untuk dapat membantu
klien keluar dari masalahnya.
f. Unsur yang
membangun Komunikasi Efektif
Unsur dalam komunikasi efektif ke
dalam lima sikap (cara) dan teknik untuk menghadirkan diri secara
fisik yang dapat memfasilitasi komunikasi yang terapeutik sebagai berikut :
1.
Berhadapan
Arti dari
posisi ini adalah “ saya siap untuk anda” .
2.
Mempertahankan kontak mata
Kontak mata pada level yang sama berarti mengahrgai
klien dan menyatakan keinginan untuk tetap berkomunikasi.
3.
Membungkuk ke arah klien
Posisi ini menunjukkan keinginan untuk mengatakan atau
mendengarkan sesuatu
4.
Mempertahankan sikap terbuka
Dalam arti tidak melipat kaki atau tangan. Menunjukkan
keterbukaan untuk berkomunikasi.
5.
Tetap relaks
Sikap relaks dapat mengontrol keseimbangan antara
ketegangan dan relaksasi dalam memberi respons pada klien.
6.
Isyarat vokal
Yaitu isyarat paralinguistik, termasuk semua kualitas
bicara nonverbal. Misalnya tekanan suara, kualitas suara, tertawa, irama, dan
kecepatan bicara.
7.
Isyarat tindakan
Yaitu semua gerakan tubuh, termasuk ekspresi wajah dan
sikap tubuh.
8.
Isyarat
objek
Yaitu objek yang digunakan secara sengaja atau tidak
sengaja oleh seseorang seperti pakaian dan benda pribadi lainnya.
9.
Ruang
Memberikan isyarat tentang kedekatan hubungan antara
dua orang, hal ini didasarkan pada norma- norma sosial budaya yang dimiliki.
10.
Sentuhan
Yaitu kontak fisik antara dua orang dan merupakan
komunikasi nonverbal yang paling personal. Respons seseorang terhadap tindakan
ini sangat dipengaruhi oleh tatanan dan latar belakang budaya, jenis hubungan,
jenis kelamin, usia dan harapan.
Untuk
membantu meningkatkan efektifitas komunikasi dapat dilakukan dengan cara :
1)
Sebagai pengirim
ü Menggunakan
bahasa yang tepat dan menarik serta dimengerti oleh penerima.
ü Menggunakan
empati dengan berusaha menempatkan diri ditempat penerima.
ü Mempertajam
persepsi dengan membayangkan bagaimana pesan akan diterima, dibaca, ditafsir
dan ditanggapi oleh penerima.
ü Mengendalikan
bentuk tanggapan dengan menggunakan kode atau lambang yang tepat dan saluran
yang sesuai.
ü Bersedia
menerima umpan balik positif maupun negatif.
ü Mengembangkan
kredibilitas diri sehingga dapat dipercaya karena kualitas pribadi, mutu hidup
dan keahlian profesional.
ü Mempertahankan
hubungan baik dengan penerima.
2)
Sebagai penerima
ü Meningkatkan
kemampuan untuk mendengarkan sampai mampu mendengarkan dengan empatik.
ü Waspada
terhadap prasangka, bias, dan apriori dan sikap tidak terbuka dari kita.
ü Mengembangkan
kecakapan menyampaikan umpan balik secara konstruktif.
ü Berusaha
berfikir kreatif terhadap pesan yang diterima.
ü Bersikap
terbuka tetapi kritis.
ü Benar- benar
mengerti pesan komunikasi, jangan malu bertanya apabila pesan belum kita
tangkap atau tidak dimengerti.
ü Saat
mengambil keputusan sadar akan tujuannya.
3) Keefektifan komunikasi antar pribadi dipengaruhi oleh faktor- faktor
berikut :
ü Keterbukaan
yaitu kesediaan membuka diri, merasakan pikiran dan perasaan orang lain,
mereaksi pada orang lain.
ü Empati,
yaitu mengahayati perasaan orang lain.
ü Mendukung
yaitu kesediaan secara spontan untuk menciptakan suasana yang bersifat
mendukung.
ü Positif
yaitu menyatakan sikap positif terhadap diri sendiri dan orang lain dan
situasi.
ü Keseimbangan
yaitu mengakui bahwa kedua belah pihak mempunyai kepentingan yang sama,
pertukaran informasi secara seimbang.
ü Percaya diri
yaitu merasa yakin pada diri sendiri, bebas dari rasa malu.
ü Kesegaran
yaitu segera melakukan kontak disertai rasa suka dan berminat.
ü Manajemen
interaksi yaitu mengendalikan interaksi untuk memberikan keputusan kepada kedua
belah pihak.
ü Pengungkapan
yaitu keterlibatan secara jujur dalam berbicara dan menyimak baik secara verbal
maupun nonverbal.
ü Orientasi
kepada orang lain yaitu penuh perhatian, minat dan kepedulian kepada orang
lain.
Kapan
komunikasi dikatakan efektif ???
-
Pesan dapat
diterima dan dimengerti komunikan.
-
Pesan dapat
diterima oleh sipenerima.
Bagaimana komunikasi yang efektif?
1.
Ada suasana
santai / rileks.
2.
Ada penerima yang
mendengarkan dengan seksama.
3.
Ada pesan
yang jelas dan tepat.
4.
Ada
kepastian, pesan tersebut telah di mengerti.
5.
Ada
penjelasan ulang jika diperlukan.
g. Hukum Komunikasi Efektif
Hukum1: Respect
Hukum
pertama dalam mengembangkan komunikasi yang efektif adalah sikap menghargai
setiap individu yang menjadi sasaran pesan yang sampaikan.
Rasa
hormat dan saling menghargai merupakan hukum yang pertama dalam berkomunikasi.
Pada prinsipnya manusia ingin dihargai dan dianggap penting. Bahkan harus
mengkritik atau memarahi seseorang, lakukan dengan penuh respek terhadap harga
diri dan kebanggaaan seseorang. Jika membangun komunikasi dengan rasa dan sikap
saling menghargai dan menghormati, maka kita dapat membangun kerjasama yang
menghasilkan sinergi yang akan meningkatkan efektifitas kinerja kita baik
sebagai individu maupun secara keseluruhan sebagai sebuah tim.
Bahkan
menurut Dale Carnegie dalam bukunya How
to Win Friends and Influence People, rahasia terbesar yang merupakan salah
satu prinsip dasar dalam berurusan dengan manusia adalah dengan memberikan
penghargaan yang jujur dan tulus. Seorang ahli psikologi yang sangat terkenal
William James juga mengatakan bahwa “Prinsip paling dalam pada sifat dasar
manusia adalah kebutuhan untuk dihargai.” Dia mengatakan ini sebagai suatu
kebutuhan (bukan harapan ataupun keinginan yang bisa ditunda atau tidak harus
dipenuhi), yang harus dipenuhi. Ini adalah suatu rasa lapar manusia yang tak
terperikan dan tak tergoyahkan. Lebih jauh Carnegie mengatakan bahwa setiap
individu yang dapat memuaskan kelaparan hati ini akan menggenggam orang dalam
telapak tangannya.
Hukum 2 : Empathy
Empati
adalah kemampuan untuk menempatkan diri kita pada situasi atau kondisi yang
dihadapi oleh orang lain. Salah satu prasyarat utama dalam memiliki sikap
empati adalah kemampuan untuk mendengarkan atau mengerti terlebih dulu sebelum
didengarkan atau dimengerti oleh orang lain.
Secara
khusus Covey menaruh kemampuan untuk mendengarkan sebagai salah satu dari 7
kebiasaan manusia yang sangat efektif, yaitu kebiasaan untuk mengerti terlebih
dahulu, baru dimengerti (Seek First to
Understand –understand then be understood to build the skills of empathetic
listening that inspires openness and trust). Inilah yang disebutnya dengan
Komunikasi Empatik. Dengan memahami dan mendengar orang lain terlebih dahulu,
kita dapat membangun keterbukaan dan kepercayaan yang kita perlukan dalam
membangun kerjasama atau sinergi dengan orang lain.
Rasa
empati akan memampukan untuk dapat menyampaikan pesan (message) dengan cara dan sikap yang akan memudahkan penerima pesan
(receiver) menerimanya. Oleh karena
itu dalam ilmu pemasaran (marketing) memahami perilaku konsumen (consumer’s behavior) merupakan
keharusan. Dengan memahami perilaku konsumen, maka kita dapat empati dengan apa
yang menjadi kebutuhan, keinginan, minat, harapan dan kesenangan dari konsumen.
Demikian halnya dengan bentuk komunikasi lainnya, misalnya komunikasi dalam
membangun kerjasama tim. Kita perlu saling memahami dan mengerti keberadaan
orang lain dalam tim kita. Rasa empati akan menimbulkan respek atau
penghargaan, dan rasa respek akan membangun kepercayaan yang merupakan unsur
utama dalam membangun teamwork.
Jadi
sebelum membangun komunikasi atau mengirimkan pesan, perlu mengerti dan
memahami dengan empati calon penerima pesan. Sehingga nantinya pesan akan dapat
tersampaikan tanpa ada halangan psikologis atau penolakan dari penerima.
Empati
bisa juga berarti kemampuan untuk mendengar dan bersikap perseptif atau siap
menerima masukan ataupun umpan balik apapun dengan sikap yang positif. Banyak
sekali dari kita yang tidak mau mendengarkan saran, masukan apalagi kritik dari
orang lain. Padahal esensi dari komunikasi adalah aliran dua arah. Komunikasi
satu arah tidak akan efektif manakala tidak ada umpan balik (feedback) yang merupakan arus balik dari
penerima pesan. Oleh karena itu
dalam kegiatan komunikasi pemasaran above
the lines (mass media advertising) diperlukan kemampuan untuk mendengar dan
menangkap umpan balik dari audiensi atau penerima pesan.
Hukum 3: Audible
Makna
dari audible antara lain: dapat
didengarkan atau dimengerti dengan baik. Jika empati berarti kita harus
mendengar terlebih dahulu ataupun mampu menerima umpan balik dengan baik, maka audible berarti pesan yang kita
sampaikan dapat diterima oleh penerima pesan. Hukum ini mengatakan bahwa pesan
harus disampaikan melalui media atau delivery
channel sedemikian hingga dapat diterima dengan baik oleh penerima pesan.
Hukum ini mengacu pada kemampuan kita untuk menggunakan berbagai media maupun
perlengkapan atau alat bantu audio visual yang akan membantu kita agar pesan
yang kita sampaikan dapat diterima dengan baik. Dalam komunikasi personal hal
ini berarti bahwa pesan disampaikan dengan cara atau sikap yang dapat diterima
oleh penerima pesan.
Hukum 4 : Clarity
Selain
bahwa pesan harus dapat dimengerti dengan baik, maka hukum keempat yang terkait
dengan itu adalah kejelasan dari pesan itu sendiri sehingga tidak menimbulkan
multi interpretasi atau berbagai penafsiran yang berlainan. Clarity dapat pula berarti keterbukaan
dan transparansi. Dalam berkomunikasi kita perlu mengembangkan sikap terbuka
(tidak ada yang ditutupi atau disembunyikan), sehingga dapat menimbulkan rasa
percaya (trust) dari penerima pesan
atau anggota tim. Karena tanpa keterbukaan akan timbul sikap saling curiga dan
pada gilirannya akan menurunkan semangat dan antusiasme kelompok atau tim kita.
Hukum 5 : Humble
Hukum
kelima dalam membangun komunikasi yang efektif adalah sikap rendah hati. Sikap
ini merupakan unsur yang terkait dengan hukum pertama untuk membangun rasa
menghargai orang lain, biasanya didasari oleh sikap rendah hati yang dimiliki. Sikap Rendah Hati (dalam
bahasa pemasaran Customer First Attitude),
sikap menghargai, mau mendengar dan menerima kritik, tidak sombong dan
memandang rendah orang lain, berani mengakui kesalahan, rela memaafkan, lemah
lembut dan penuh pengendalian diri, serta mengutamakan kepentingan yang lebih
besar.
Jika komunikasi yang dibangun
didasarkan pada lima hukum pokok komunikasi yang efektif ini, maka kita dapat
menjadi seorang komunikator yang handal dan pada gilirannya dapat membangun
jaringan hubungan dengan orang lain yang penuh dengan penghargaan (respect), karena inilah yang dapat
membangun hubungan jangka panjang yang saling menguntungkan dan saling
menguatkan.