Komunikasi Efektif

 Komunikasi Efektif

Komunikasi efektif menurut Mc. Crosky Larson dan Knapp dalam bukunya An Introduction to Interpersonal Communication mengatakan bahwa komunikai yang efektif dapat dicapai dengan mengusahakan ketepatan (acurancy ) yang paling tinggi derajatnya antara komunikator dan komunikan dalam setiap situasi. Komunikasi yang lebih efektif terjadi apabila komunikator dan komunikan terdapat persamaan dalam pengertian, sikap dan bahasa. Melakukan komunikasi efektif tidak mudah, beberapa ahli komunikasi menyatakan bahwa tidak mungkin seseorang melakukan komunikasi yang benar- benar efektif. Ada banyak hambatan yang dapat merusak komunikasi

a.     Pengertian Komunikasi Efektif

Berkomunikasi efektif berarti bahwa komunikator dan komunikan sama-sama memiliki pengertian yang sama tentang suatu pesan. Menurut Jalaluddin dalam bukunya Psikologi Komunikasi, menyebutkan, komunikasi yang efektif ditandai dengan adanya pengertian, dapat menimbulkan kesenangan, mempengaruhi sikap, meningkatkan hubungan social yang baik dan pada akhirnya menimbulkan suatu tindakan.

Secara umum komunikasi dinilai efektif bila rangsangan yang disampaikan dan yang dimaksudkan oleh pengirim atau sumber, berkaitan erat dengan rangsangan yang ditangkap dan dipahami oleh penerima. Komunikasi Efektif merupakan Komunikasi yang mampu menghasilkan perubahan sikap (attitude change) pada orang yang terlihat dalam komunikasi. Tujuan komunikasi efektif adalah memberi kemudahan dalam memahami pesan yang disampaikan antara pemberi dan penerima sehingga bahasa lebih jelas, lengkap, pengiriman dan umpan balik seimbang, dan melatih penggunaan bahasa nonverbal secara baik.

Komunikasi efektif adalah komunikasi di mana :

1.       Pesan diterima dan dimengerti sebagaimana yang dimaksud oleh pengirimnya.

2.       Pesan disetujui oleh penerima dan ditindaklanjuti dengan perbuatan yang diamati oleh pengirim.

3.       Tidak ada hambatan untuk melakukan apa yang seharunya dilakukan untuk menindaklanjuti pesan yang dikirim

 

b.    Tujuan Komunikasi Efektif

Tujuan komunikasi efektif adalah memberi kemudahan dalam memahami pesan yang disampaikan antara pemberi dan penerima sehingga bahasa lebih jelas, lengkap, pengiriman dan umpan balik seimbang, dan melatih menggunakan bahasa non verbal secara baik.

 

c.     Syarat Komunikasi Efektif

Syarat komunikasi efektif antara lain :

1.       Menciptakan suasana yang menguntungkan.

2.       Menggunakan bahasa yang mudah ditangkap dan dimengerti.

3.       Pesan yang disampaikan dapat menggugah perhatian atau minat di pihak komunikan.

4.       Pesan dapat menggugah kepentingan dipihak komunikan yang dapat menguntungkannya.

5.       Pesan dapat menumbuhkan sesuatu penghargaan atau reward di pihak komunikan.

 

Menurut Thomas Leech dalam bukunya “Say it Like Shakespeare”, ada lima komponen atau unsur penting dalam komunikasi yang harus kita perhatikan, yaitu :

1.  Pengirim pesan (sender)

2.  Pesan yang dikirim (message)

3.  Bagaimana pesan tersebut dikirimkan (Delivery channel atau media)

4.  Penerima pesan (receiver)

5.  Umpan balik (feedback)

 

d.    Bentuk Komunikasi Efektif

Bentuk komunikasi efektif antara lain :

1.       Komunikasi verbal efektif :

a)      Berlangsung secara timbal balik.

b)     Makna pesan ringkas dan jelas.

c)      Bahasa mudah dipahami.

d)     Cara penyampaian mudah diterima.

e)      Disampaikan secara tulus.

f)       Mempunyai tujuan yang jelas.

g)      Memperlihatkan norma yang berlaku.

h)     Disertai dengan humor.

2.       Komunikasi non verbal :

a)      Sikap tubuh dan cara berjalan.

b)     Ekspresi wajah.

c)      Sentuhan

 

e.     Proses Komunikasi Efektif

Suksesnya proses komunikasi sehingga dapat menghasilkan komunikasi yang efektif tentu saja dipengaruhi oleh banyak faktor baik itu faktor dari komunikator maupun dari komunikan. Willbur Schramm menampilkan “ the condition of succsess communication ” sebagai berikut :

1.       Pesan harus dirancang dan disampaikan sedemikian rupa sehingga dapat menarik perhatian komunikan. Untuk merancang suatu pesan yang dapat menarik perhatian ini sebaiknya komunikator harus mencari tahu dulu karakteristik orang yang akan kita beri pesan. Selain itu penyampai pesan yang menarik dan mudah dipahami.

2.       Pesan harus menggunakan lambang- lambang tertuju kepada pengalaman yang sama antara komunikator dan komunikan dengan beberapa metode dan tidak hanya secara lisan. Pesan yang disampaikan dengan melibatkan beberapa panca indera misal dapat dilihat, didengar dan diraba akan lebih mudah dimengerti daripada pesan itu hanya disampaikan secara lisan.

3.       Pesan harus membangkitkan kebutuhan pribadi komunikasi dan menyarankan beberapa cara untuk memperoleh kebutuhan tersebut. Jadi pesan sesuai harapan atau sesuai kebutuhan penerima pesan. Pesan yang disampaikan akan terasa membosankan dan tidak ada arti bagi penerima pesan apabila pesan itu tidak dibutuhkan.

4.       Pesan harus menyarankan suatu jalan untuk memperoleh kebutuhan, dimana komunikan digerakkan untuk memberikan tanggapan sesuai yang dikehendaki. Solusi pemecahan masalah harus dikemukakan untuk dapat membantu klien keluar dari masalahnya.

 

f.     Unsur yang membangun Komunikasi Efektif

Unsur dalam komunikasi efektif ke dalam lima sikap  (cara) dan teknik untuk menghadirkan  diri secara fisik yang dapat memfasilitasi komunikasi yang terapeutik sebagai berikut :

1.    Berhadapan

Arti dari posisi ini adalah “ saya siap untuk anda” .

2.    Mempertahankan kontak mata

Kontak mata pada level yang sama berarti mengahrgai klien dan menyatakan keinginan untuk tetap berkomunikasi.

3.    Membungkuk ke arah klien

Posisi ini menunjukkan keinginan untuk mengatakan atau mendengarkan sesuatu

4.    Mempertahankan sikap terbuka

Dalam arti tidak melipat kaki atau tangan. Menunjukkan keterbukaan untuk berkomunikasi.

 

 

5.    Tetap relaks

Sikap relaks dapat mengontrol keseimbangan antara ketegangan dan relaksasi dalam memberi respons pada klien.

6.    Isyarat vokal

Yaitu isyarat paralinguistik, termasuk semua kualitas bicara nonverbal. Misalnya tekanan suara, kualitas suara, tertawa, irama, dan kecepatan bicara.

7.    Isyarat tindakan

Yaitu semua gerakan tubuh, termasuk ekspresi wajah dan sikap tubuh.

8.     Isyarat objek

Yaitu objek yang digunakan secara sengaja atau tidak sengaja oleh seseorang seperti pakaian dan benda pribadi lainnya.

9.    Ruang

Memberikan isyarat tentang kedekatan hubungan antara dua orang, hal ini didasarkan pada norma- norma sosial budaya yang dimiliki.

10.    Sentuhan

Yaitu kontak fisik antara dua orang dan merupakan komunikasi nonverbal yang paling personal. Respons seseorang terhadap tindakan ini sangat dipengaruhi oleh tatanan dan latar belakang budaya, jenis hubungan, jenis kelamin, usia dan harapan.

 

Untuk membantu meningkatkan efektifitas komunikasi dapat dilakukan dengan cara :

1)        Sebagai pengirim

ü  Menggunakan bahasa yang tepat dan menarik serta dimengerti oleh penerima.

ü  Menggunakan empati dengan berusaha menempatkan diri ditempat penerima.

ü  Mempertajam persepsi dengan membayangkan bagaimana pesan akan diterima, dibaca, ditafsir dan ditanggapi oleh penerima.

ü  Mengendalikan bentuk tanggapan dengan menggunakan kode atau lambang yang tepat dan saluran yang sesuai.

ü  Bersedia menerima umpan balik positif maupun negatif.

ü  Mengembangkan kredibilitas diri sehingga dapat dipercaya karena kualitas pribadi, mutu hidup dan keahlian profesional.

ü  Mempertahankan hubungan baik dengan penerima.

2)        Sebagai penerima

ü  Meningkatkan kemampuan untuk mendengarkan sampai mampu mendengarkan dengan empatik.

ü  Waspada terhadap prasangka, bias, dan apriori dan sikap tidak terbuka dari kita.

ü  Mengembangkan kecakapan menyampaikan umpan balik secara konstruktif.

ü  Berusaha berfikir kreatif terhadap pesan yang diterima.

ü  Bersikap terbuka tetapi kritis.

ü  Benar- benar mengerti pesan komunikasi, jangan malu bertanya apabila pesan belum kita tangkap atau tidak dimengerti.

ü  Saat mengambil keputusan sadar akan tujuannya.

3)       Keefektifan komunikasi antar pribadi dipengaruhi oleh faktor- faktor berikut :

ü  Keterbukaan yaitu kesediaan membuka diri, merasakan pikiran dan perasaan orang lain, mereaksi pada orang lain.

ü  Empati, yaitu mengahayati perasaan orang lain.

ü  Mendukung yaitu kesediaan secara spontan untuk menciptakan suasana yang bersifat mendukung.

ü  Positif yaitu menyatakan sikap positif terhadap diri sendiri dan orang lain dan situasi.

ü  Keseimbangan yaitu mengakui bahwa kedua belah pihak mempunyai kepentingan yang sama, pertukaran informasi secara seimbang.

ü  Percaya diri yaitu merasa yakin pada diri sendiri, bebas dari rasa malu.

ü  Kesegaran yaitu segera melakukan kontak disertai rasa suka dan berminat.

ü  Manajemen interaksi yaitu mengendalikan interaksi untuk memberikan keputusan kepada kedua belah pihak.

ü  Pengungkapan yaitu keterlibatan secara jujur dalam berbicara dan menyimak baik secara verbal maupun nonverbal.

ü  Orientasi kepada orang lain yaitu penuh perhatian, minat dan kepedulian kepada orang lain.

 

Kapan komunikasi dikatakan efektif  ???

-          Pesan dapat diterima dan dimengerti komunikan.

-          Pesan dapat diterima oleh sipenerima.

Bagaimana komunikasi yang efektif?

1.       Ada suasana santai / rileks.

2.       Ada penerima yang mendengarkan dengan seksama.

3.       Ada pesan yang jelas dan tepat.

4.       Ada kepastian, pesan tersebut telah di mengerti.

5.       Ada penjelasan ulang jika diperlukan.

 

 

g.    Hukum Komunikasi Efektif

Hukum1: Respect

Hukum pertama dalam mengembangkan komunikasi yang efektif adalah sikap menghargai setiap individu yang menjadi sasaran pesan yang sampaikan.

Rasa hormat dan saling menghargai merupakan hukum yang pertama dalam berkomunikasi. Pada prinsipnya manusia ingin dihargai dan dianggap penting. Bahkan harus mengkritik atau memarahi seseorang, lakukan dengan penuh respek terhadap harga diri dan kebanggaaan seseorang. Jika membangun komunikasi dengan rasa dan sikap saling menghargai dan menghormati, maka kita dapat membangun kerjasama yang menghasilkan sinergi yang akan meningkatkan efektifitas kinerja kita baik sebagai individu maupun secara keseluruhan sebagai sebuah tim.

Bahkan menurut Dale Carnegie dalam bukunya How to Win Friends and Influence People, rahasia terbesar yang merupakan salah satu prinsip dasar dalam berurusan dengan manusia adalah dengan memberikan penghargaan yang jujur dan tulus. Seorang ahli psikologi yang sangat terkenal William James juga mengatakan bahwa “Prinsip paling dalam pada sifat dasar manusia adalah kebutuhan untuk dihargai.” Dia mengatakan ini sebagai suatu kebutuhan (bukan harapan ataupun keinginan yang bisa ditunda atau tidak harus dipenuhi), yang harus dipenuhi. Ini adalah suatu rasa lapar manusia yang tak terperikan dan tak tergoyahkan. Lebih jauh Carnegie mengatakan bahwa setiap individu yang dapat memuaskan kelaparan hati ini akan menggenggam orang dalam telapak tangannya.

Hukum 2 : Empathy

Empati adalah kemampuan untuk menempatkan diri kita pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain. Salah satu prasyarat utama dalam memiliki sikap empati adalah kemampuan untuk mendengarkan atau mengerti terlebih dulu sebelum didengarkan atau dimengerti oleh orang lain.

Secara khusus Covey menaruh kemampuan untuk mendengarkan sebagai salah satu dari 7 kebiasaan manusia yang sangat efektif, yaitu kebiasaan untuk mengerti terlebih dahulu, baru dimengerti (Seek First to Understand –understand then be understood to build the skills of empathetic listening that inspires openness and trust). Inilah yang disebutnya dengan Komunikasi Empatik. Dengan memahami dan mendengar orang lain terlebih dahulu, kita dapat membangun keterbukaan dan kepercayaan yang kita perlukan dalam membangun kerjasama atau sinergi dengan orang lain.

Rasa empati akan memampukan untuk dapat menyampaikan pesan (message) dengan cara dan sikap yang akan memudahkan penerima pesan (receiver) menerimanya. Oleh karena itu dalam ilmu pemasaran (marketing) memahami perilaku konsumen (consumer’s behavior) merupakan keharusan. Dengan memahami perilaku konsumen, maka kita dapat empati dengan apa yang menjadi kebutuhan, keinginan, minat, harapan dan kesenangan dari konsumen. Demikian halnya dengan bentuk komunikasi lainnya, misalnya komunikasi dalam membangun kerjasama tim. Kita perlu saling memahami dan mengerti keberadaan orang lain dalam tim kita. Rasa empati akan menimbulkan respek atau penghargaan, dan rasa respek akan membangun kepercayaan yang merupakan unsur utama dalam membangun teamwork.

Jadi sebelum membangun komunikasi atau mengirimkan pesan, perlu mengerti dan memahami dengan empati calon penerima pesan. Sehingga nantinya pesan akan dapat tersampaikan tanpa ada halangan psikologis atau penolakan dari penerima.

Empati bisa juga berarti kemampuan untuk mendengar dan bersikap perseptif atau siap menerima masukan ataupun umpan balik apapun dengan sikap yang positif. Banyak sekali dari kita yang tidak mau mendengarkan saran, masukan apalagi kritik dari orang lain. Padahal esensi dari komunikasi adalah aliran dua arah. Komunikasi satu arah tidak akan efektif manakala tidak ada umpan balik (feedback) yang merupakan arus balik dari penerima pesan. Oleh karena itu dalam kegiatan komunikasi pemasaran above the lines (mass media advertising) diperlukan kemampuan untuk mendengar dan menangkap umpan balik dari audiensi atau penerima pesan.

Hukum 3: Audible

Makna dari audible antara lain: dapat didengarkan atau dimengerti dengan baik. Jika empati berarti kita harus mendengar terlebih dahulu ataupun mampu menerima umpan balik dengan baik, maka audible berarti pesan yang kita sampaikan dapat diterima oleh penerima pesan. Hukum ini mengatakan bahwa pesan harus disampaikan melalui media atau delivery channel sedemikian hingga dapat diterima dengan baik oleh penerima pesan. Hukum ini mengacu pada kemampuan kita untuk menggunakan berbagai media maupun perlengkapan atau alat bantu audio visual yang akan membantu kita agar pesan yang kita sampaikan dapat diterima dengan baik. Dalam komunikasi personal hal ini berarti bahwa pesan disampaikan dengan cara atau sikap yang dapat diterima oleh penerima pesan.

Hukum 4 : Clarity

Selain bahwa pesan harus dapat dimengerti dengan baik, maka hukum keempat yang terkait dengan itu adalah kejelasan dari pesan itu sendiri sehingga tidak menimbulkan multi interpretasi atau berbagai penafsiran yang berlainan. Clarity dapat pula berarti keterbukaan dan transparansi. Dalam berkomunikasi kita perlu mengembangkan sikap terbuka (tidak ada yang ditutupi atau disembunyikan), sehingga dapat menimbulkan rasa percaya (trust) dari penerima pesan atau anggota tim. Karena tanpa keterbukaan akan timbul sikap saling curiga dan pada gilirannya akan menurunkan semangat dan antusiasme kelompok atau tim kita.

Hukum 5 : Humble

Hukum kelima dalam membangun komunikasi yang efektif adalah sikap rendah hati. Sikap ini merupakan unsur yang terkait dengan hukum pertama untuk membangun rasa menghargai orang lain, biasanya didasari oleh sikap rendah  hati yang dimiliki. Sikap Rendah Hati (dalam bahasa pemasaran Customer First Attitude), sikap menghargai, mau mendengar dan menerima kritik, tidak sombong dan memandang rendah orang lain, berani mengakui kesalahan, rela memaafkan, lemah lembut dan penuh pengendalian diri, serta mengutamakan kepentingan yang lebih besar.

Jika komunikasi yang dibangun didasarkan pada lima hukum pokok komunikasi yang efektif ini, maka kita dapat menjadi seorang komunikator yang handal dan pada gilirannya dapat membangun jaringan hubungan dengan orang lain yang penuh dengan penghargaan (respect), karena inilah yang dapat membangun hubungan jangka panjang yang saling menguntungkan dan saling menguatkan.